Néhány hete a vállalati közösségi hálókról tartott előadásomban csak futólag érintettem az emailezés problémáit. Miután látszott, hogy sokakat érzékenyen érint a téma, arra gondoltam, hogy érdemes kicsit alaposabban is írnom róla.
Mielőtt belevágnék, szeretnélek biztosítani róla, hogy nem vagyok az emailek ellen (továbbra is sokat küldök-kapok), csak tudatosítani szeretném Benned, mitől is kapsz allergiás rohamokat.
1. Tudászárványok
Az email finoman szólva is gyengécske, ha információk megosztására szolgáló adattárházként próbáljuk használni. Az email küldésénél a feladónak tudnia kell, kinek van szüksége az adott információra. Az azonban, akinek holnap lesz szüksége erre, soha nem szerez tudomást az információ létezéséről. Mivel valamennyi postaláda magánterület, az ezekben tárolt információt a célzott és aktív beavatkozást igénylő továbbításon kívül sehogy sem lehet megosztani. A továbbítás nem ideális megoldás, mert időigényes (foglalkozni kell vele) és a tartalom felesleges másolataival terheli a hálózatot.
2. A törlési dilemma
Az email egyik fő sajátossága, hogy együtt van benne a tartalom és az annak küldéséről szóló értesítés. Ennek következménye, hogy nem mered kitörölni a már feleslegessé vált értesítéseket, mert félsz tőle, hogy kidobsz valamilyen később még szükséges tartalmat. Tovább rontja a helyzetet a feladók feltételezése, miszerint ha egyszer elküldtek neked valamilyen infót, akkor köteles vagy arra emlékezni. Az eredmény, hogy minden beérkező levelet megtartasz. Azután hiába a kétségbeesett jelölgetés, szortírozás (zászlócskák, színek, mappák, címkék...) idővel óhatatlanul is kialakul a teljes káosz. (Ismerős?).
Mindez nem elég, közben a vállalati levelezőrendszertől is állandó üzeneteket kapsz - természetesen emailben -, hogy túl nagy a postafiókod, a felesleges üzenetek törlésével csökkentsd a mértékét... (Óriási ellentmondás, hogy miközben egyre több szolgáltató kínál nagy méretű, ingyenes tárhelyet, a vállalati rendszergazdák egyre fukarabbak a számodra biztosított hellyel.)
3. A sürgősség szerinti besorolás hiánya
A postaládád lényegében a benne levő cuccok egyszerű listája. Az Outlookban a feladó ugyan elvben be tudja állítani a sürgősségi szintet, a gyakorlatban ezt senki sem használja. Nem is lenne sok értelme, hiszen az információ fontossága a feladó és a címzett számár csak ritkán esik egybe. Kísérletezhetsz színes jelölésekkel (Outlook), vagy remélheted, hogy a rendszer maga dönti el, melyik levél fontos a számodra (Gmail), de biztos, hogy valamennyi az anyádtól, vagy a főnöködtől érkezett levél a "fontos" kategóriába tartozik?
4. A kontextus hiánya
Az email történetének legutolsó jelentős innovációja a levelek felfűzése (threading). A levelek automatikus összekapcsolása a "tárgy" mezőben megadottak alapján meglehetősen gyermeteg elgondolás. Ritkán működik, mivel
- az emberiség jelentős része képtelen olyan tárgyat (címet) megadni, ami jól leírja a tartalmat (egyesek talán éppen ezért nem írnak ide semmit),
- az oda-vissza küldözgetés során a levelezés témája gyakran nagyon messzire kalandozik az eredi tárgytól,
- sokan nem a címlistából keresik ki a címzettet, csak "válaszolnak" a legutóbbi levelére, de közben nem változtatják meg a tárgyat.
Miközben bízunk benne, hogy a feladó tisztában van üzenete kontextusával, valójában a címzettre marad a ennek megálapítása (címkézés, kulcsszavazás, mappa...). A beérkező emailek egyre növekvő mennyisége miatt erre azonban egyre kevesebb idő jut. Marad hát a keresés (valójában ideges turkálás a régi emailek között), illetve ennek kudarca esetén e kérés: "Elküldenéd újra...?"
5. Terjesztési káosz
Az email tároláson-továbbításon alapuló rendszerét a betárcsázós internet idején találták ki. A mai, sokkal bonyolultabb világban ez számos ponton sebezhető.
- A Microsoft egy korábbi jelentése szerint az email-forgalom 97%-át a a spamek teszik ki. (A helyzet azóta csak romlott.)
- A feladó soha sem lehet 100 százalékosan biztos abban, hogy levele célba is ér.
- Bár léteznek mindenféle standardok, továbbra is szenvedünk az inkompatibilitástól. Kaptál már üres levelet "winmail.dat" csatolmánnyal? Próbáltál már meghívót küldeni több, különböző levelező-rendszert használó címzettnek? (+ Minket, magyarokat a balsorson - aki régen tép - még az ékezetek hibás dekódolása is sújtja.)
6. Nem lehetséges az adatok életciklusának a menedzselése
Magyarul: teljes az emaileket illető biztonsági, jogi káosz. A "takarékosságból" kikényszerített selejtezés mellett a további fejfájást okoz a távoli elérés, illetve a különböző (sokféle) mobil eszköz használata.
7. Homályos (n)etikett
Hiába használjuk időtlen idők óta az emailt, sokan a mai napig képtelenek voltak megtanulni, mikor kell CC-t és mikor BCC-t használni. Mikor kell egy levelezőlistán kapott levélre egy személynek, vagy a teljes listának válaszolni? Ha több címzettje van a levélnek, kinek kell válaszolnia? Minden jel arra mutat, hogy az emberiség jelentős része képtelen ezeket az egyszerűnek tűnő dolgokat megérteni. Ha eddig nem sikerült, valószínűleg ezután sem fog.
Biztos vagyok benne, hogy az email még hosszú ideig a legszélesebb körben használt kommunikációs eszköz, a "közös nevező" marad, de mindenképpen érdemes figyelni a közösségi együttműködést támogató platformokra. Ezek ma még csak kiegészítői az emailnek, de -bizonyos körülmények között - akár alternatíváivá is válhatnak.
Megjegyzések
Megjegyzés küldése